PEMROSESAN TRANSAKSI DAN
STRUKTUR PENGENDALIAN INTERN
I. PEMROSESAN TRANSAKSI
Salah satu tujuan sistem informasi adalah mendukung operasi harian perusahaan. Tujuan ini dicapai melalui : (1) pemrosesan transaksi-transaksi yang disebabkan baik oleh sumber-sumber ekstern maupun intern, dan (2) menyiapkan keluaran-keluaran seperti dokumen-dokumen operasional dan laporan-laporan keuangan.
Ø Kerangka Pemrosesan Transaksi
A. Jaringan Kerja Keseluruhan Perusahaan
Pemrosesan transaksi terjadi selaras dengan operasi perusahaan. Perangkat gabungan sistem-sistem pemrosesan transaksi serupa dengan jaringan kerja yang kompleks dari operasi-operasi fisik, proses kertas kerja dan arus data/informasi yang saling bergantung.
B. Sistem Informasi Fungsional
Sistem operasional dan organisasi perusahaan pada umumnya dibagi berdasarkan fungsi. Untuk memungkinkan pengendalian yang efektif dan efisien atas operasi dan koordinasi kegiatan-kegiatan manajerial. Sistem informasinya haruslah dibagi menurut fungsi-fungsi yang sama. Macam-macam subsistem informasi fungsional pada tiap-tiap industri berbeda-beda. Bahkan antara satu perusahaan dengan perusahaan lainnya dalam industri yang sama juga berbeda. Setiap subsistem informasi fungsional berkaitan erat dengan penyediaan pengendalian yang ketat terhadap satu atau beberapa sistem pemrosesan transaksi. Hal yang sama pentingnya adalah hubungan yang ada pada setiap subsistem informasi fungsional diantara tingkat operasional dan tingkat manajerial. Subsistem informasi fungsional membantu arus informasi transaksi kepada manajer-manajer fungsional.
Ø Komponen-Komponen Pemrosesan Transaksi
Pemrosesan transaksi terjadi dalam suatu proses. Proses ini yang dikenal sebagai siklus akunting. Siklus akunting membutuhkan beragam komponen pembangun. Komponen-komponen ini meliputi dokumen sumber, jurnal dan register, lejer dan arsip (file) laporan dan keluaran-keluaran lain, bagan rekening dan kode-kode lain, rangkaian audit, metode dan alat-alat pemrosesan, serta pengendalian.
A. Dokumen Sumber
Kebanyakan transaksi dicatat pada dokumen sumber, selain menyediakan catatan-catatan tertulis dokumen sumber berfungsi :
a. Memicu meng-otorisasi operasi fisik
Sebagai contoh surat pesanan penjualan meng-otorisasi pengiriman barang dan gangguan kepada pelanggan.
b. Memantau arus fisik
Misalnya surat pesanan penjualan digunakan untuk memperlihatkan pergerakan barang pesanan dari gudang ke tempat pengiriman.
c. Mencerminkan akuntabilitas atas tindakan yang diambil
Misalnya tagihan dari pemasok diparaf untuk memperlihatkan bahwa tagihan ini sudah diperiksa kebenarannya.
d. Menjaga kemutakhiran dan kelengkapan basis data
Sebagai contoh kopi faktur penjualan digunakan untuk memutakhirkan saldo dalam catatan sediaan. Catatan pelanggan dan kemudian diarsipkan untuk kepentingan riwayat penjualan.
e. Menyediakan data yang dibutuhkan untuk keluaran
Misalnya data dalam surat pesanan penjualan digunakan untuk menyiapkan faktur penjualan dan ikhtiar penjualan.
B. Jurnal dan Register
Jurnal dan register merupakan catatan akunting yang memuat data dalam urutan kronologis. Jurnal merupakan catatan akunting formal awal dalam sistem manual. Mengikhtiarkan data transaksi dalam satu keuangan. Register berfungsi sebagai pengganti jurnal atau catatan kronologis atau buku harian untuk data atau peristiwa yang tidak bersifat keuangan.
C. Buku Besar dan Arsip
Buku besar (ledger) mengikhtiarkan status perkiraan dalam satuan keuangan. Nilai transaksi yang muncul dalam jurnal dipindahkan atau diposkan ke pos perkiraan yang sesuai. Melalui proses posting ini status setiap perkiraan yang terpengaruh dimutakhirkan dengan menaikkan atau menurunkan saldo perkiraan sebesar nilai transaksi. Jadi, jika jurnal menekankan pada kegiatan transaksi, buku besar menekankan pada status perkiraan.
D. Laporan dan Dokumen
Berbagai laporan umumnya dihasilkan dari pemrosesan transaksi. Salah satu jenis keluaran laporan dikenal sebagai laporan keuangan. Sejumlah besar dokumen operasional juga dihasilkan oleh sistem pemrosesan transaksi. Beberapa dari dokumen ini dihasilkan untuk memicu tindakan. Dokumen lain dihasilkan untuk mencatat tindakan-tindakan yang telah diselesaikan. Dokumen operasional tertentu yang disiapkan oleh sistem pemrosesan transaksi perusahaan menjadi masukan dokumen sumber untuk pemrosesan lebih lanjut.
E. Bagian Perkiraan dan Kode Lainnya
Transaksi akunting harus diklasifikasikan dan dikodekan sebelum diposkan ke dalam buku besar. Bagan perkiraan merupakan daftar berkode dari perkiraan-perkiraan yang termuat dalam buku besar umum perusahaan. Pada dasarnya, ini merupakan struktur data keuangan perusahaan. Bagan perkiraan ini bukan saja memungkinkan pengklasifikasian dan pengkodean data transaksi melainkan juga menyediakan elemen-elemen data rinci untuk menyusun dan menyajikan informasi dalam laporan keuangan.
F. Rangkaian Audit
Rangkaian audit adalah seperangkat mata rantai yang dibentuk oleh elemen-elemen pemrosesan transaksi pokok. Rangkaian audit merupakan alat untuk melakukan penelusuran dari dokumen-dokumen sumber melalui jurnal dan buku besar sampai ke total ikhtisar dalam laporan keuangan atau keluaran keuangan lainnya, dan sebaliknya. Disamping membantu audit sistem pemrosesan transaksi. Rangkaian audit memungkinkan :
(1) Koreksi kesalahan yang terdeteksi
(2) Menjawab pertanyaan
(3) Rekonstruksi arsip
G. Tindakan Pengendalian dan Pengamanan
Pemrosesan transaksi yang baik menuntut adanya berbagai tindakan pengendalian dan pengamanan. Contoh pengendalian yang telah dijelaskan meliputi bagan perkiraan, perkiraan pengendali, rangkaian audit, dan metode pemrosesan sekali tulis. Pengendalian seperti itu harus didukung dengan dokumentasi yang memadai, meliputi : (1) manual prosedur, dan (2) uraian tanggung jawab yang dibebankan kepada mereka yang terlibat dalam pemrosesan transaksi.
Ø Arus Transaksi Melalui Siklus Akunting
Tiap-tiap sistem pemrosesan transaksi menggabungkan komponen-komponen yang telah disinggung sebelumnya ketika transaksi menjalani keseluruhan siklus akunting. Pada bagian ini kita menelusuri arus penjualan, penerimaan tunai, pembelian, pengeluaran tunai, dan transaksi pembayaran gaji.
A. Transaksi Penjualan
Untuk kepentingan siklus akunting, arus dimulai dengan dokumen sumber yang dikenal sebagai faktur penjualan. Data dari tiap-tiap faktur penjualan : (1) dimasukkan ke dalam jurnal penjualan, dan (2) diposkan sebagai debet ke perkiraan pelanggan dalam buku besar pembantu piutang.
B. Transaksi Penerimaan Tunai
Cek yang diterima dari pelanggan merupakan dokumen sumber yang mengawali pencatatan sebagian besar transaksi penerimaan tunai. Tetapi, karena cek sebenarnya adalah uang tunai, ia tidak boleh digunakan dalam pemrosesan. Sebagai gantinya, dokumen yang dinamakan tanda bukti penerimaan disiapkan. Nilai yang terlihat dalam bukti penerimaan kemudian : (1) dimasukkan ke dalam jurnal penerimaan tunai, dan (2) diposkan sebagai kredit ke catatan pelanggan pada buku besar pembantu piutang usaha.
C. Transaksi Pembelian
Jika terjadi transaksi pembelian, dapat dilakukan salah dari tindakan berikut, yakni : (1) tagihan digunakan sebagai sumber langsung jumlah yang dimasukkan ke dalam jurnal pembelian atau register tagihan, (2) tagihan terlebih dahulu dipindahkan ke voucher pengeluaran, dan dari sini nilai kewajiban tersebut dimasukkan ke dalam register voucher.
D. Transaksi Pengeluaran Tunai (Kas)
E. Transaksi Pembayaran Gaji
F. Transaksi Akunting Lainnya
II. SPI (SISTEM PENGENDALIAN INTERN)
Ø Definisi Sistem Pengendalian Intern
Sistem pengendalian intern adalah struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.
Tujuan SPI menurut definisi tersebut adalah :
1. Menjaga kekayaan organisasi
2. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi
3. Mendorong efisiensi, dan
4. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen
Menurut tujuannya SPI dapat dibagi menjadi dua, yakni :
Pengendalian Intern Akuntansi (Internal Accounting Control) dan Pengendalian Intern Administratif (Internal Administrative Control).
Ø Unsur Sistem Pengendalian Intern
Unsur pokok SPI adalah :
1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas.
2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya.
3. Praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi.
4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.
Ad. 1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas.
Struktur organisasi merupakan kerangka (framework) pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan. Pembagian tanggung jawab fungsional dalam organisasi didasarkan pada prinsip-prinsip berikut :
a. Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi akuntansi. Fungsi operasi adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk melaksanakan suatu kegiatan (misal : pembelian)
Fungsi penyimpanan adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk menyimpan aktiva perusahaan.
Fungsi akuntansi adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk mencatat peristiwa keuangan perusahaan.
b. Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk melaksanakan semua tahap suatu transaksi.
Ad. 2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya.
Dalam organisasi, setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Oleh karena itu, dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi. Selanjutnya, prosedur pencatatan yang baik akan menghasilkan informasi yang teliti dan dapat dipercaya mengenai kekayaan, utang, pendapatan, dan biaya suatu organisasi.
Ad. 3. Praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi.
Cara-cara yang umum ditempuh perusahaan dalam menciptakan praktek yang sehat adalah :
a. Penggunaan formulir bernomor urut tercetak yang pemakaiannya harus dipertanggung-jawabkan oleh yang berwenang.
b. Pemeriksaan mendadak (surprised audit). Pemeriksaan mendadak dilaksanakan tanpa pemberitahuan lebih dahulu kepada pihak yang akan diperiksa, dengan jadwal yang tidak teratur.
c. Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu orang atau satu unit organisasi tanpa ada campur tangan dari orang atau unit organisasi lain.
d. Perputaran jabatan (job rotation). Perputaran jabatan yang diadakan secara rutin akan dapat menjaga independensi pejabat dalam melaksanakan tugasnya, sehingga persekongkolan diantara mereka dapat dihindari.
e. Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak.
f. Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek aktivitas unsur-unsur SPI yang lain. Unit organisasi ini disebut satuan pengawas intern atau staf pemeriksa intern. Agar efektif dalam menjalankan tugasnya, satuan pengawas intern ini harus tidak melaksanakan fungsi operasi, fungsi penyimpanan, dan fungsi akuntansi, serta harus bertanggung jawab kepada manajemen puncak.
Ad. 4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.
Diantara 4 unsur pokok SPI, unsur mutu karyawan merupakan unsur SPI yang paling penting. Jika perusahaan memiliki karyawan yang kompeten dan jujur, unsur SPI yang lain dapat dikurangi sampai batas yang minimum, dan perusahaan tetap mampu menghasilkan pertanggung-jawaban keuangan yang dapat diandalkan.
Ø Lingkungan Pengendalian (Control Environment)
Lingkungan pengendalian mencerminkan sikap dan tindakan para pemilik dan manajer perusahaan mengenai pentingnya pengendalian intern perusahaan. Efektifitas unsur pengendalian intern sangat ditentukan oleh atmosfer yang diciptakan lingkungan pengendalian.
Lingkungan pengendalian memiliki empat unsur, yaitu :
1. Filosofi Dan Gaya Operasi
Filosofi adalah seperangkat keyakinan dasar (basic beliefs) yang menjadi parameter bagi perusahaan dan karyawannya. Filosofi merupakan apa yang seharusnya dikerjakan dan apa yang seharusnya tidak dikerjakan oleh perusahaan. Filosofi memberikan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan : (1) mengapa perusahaan dalam bisnis ?, (2) bagaimana perusahaan melaksanakan bisnis ?, (3) apa yang seharusnya dilakukan dan apa yang seharusnya tidak dilakukan sebagai bisnis perusahaan ?.
2. Berfungsinya Dewan Komisaris Dan Komite Pemeriksa
Dewan komisaris adalah wakil pemegang saham dalam perusahaan berbadan hukum perseroan terbatas. Dewan ini berfungsi mengawasi pengelolaan perusahaan yang dilaksanakan oleh manajemen (direksi). Dengan demikian dewan komisaris yang aktif menjalankan fungsinya dapat mencegah konsentrasi pengendalian yang terlalu banyak di tangan manajemen (direksi).
Apabila penunjukan akuntan publik dilakukan oleh manajemen puncak, kebebasan akuntan publik dapat tampak berkurang dipandang dari sudut pemegang saham. Hal ini karena manajemen puncak adalah pihak yang seharusnya dinilai kejujuran pertanggung-jawaban keuangan oleh akuntan publik. Padahal manajemen puncak yang menentukan pemilihan akuntan publik yang ditugasi dalam pemeriksaan laporan keuangan yang dipakai untuk pertanggung-jawaban keuangan oleh manajemen puncak. Oleh karena itu, untuk menciptakan independensi akuntan publik perusahaan-perusahaan yanggo public sebaiknya mengalihkan wewenang penunjukan akuntan publik dari tangan manajemen puncak ke tangan dewan komisaris atau komite pemeriksaan (audit committee).
Fungsi komite pemeriksaan yang secara langsung berdampak terhadap akuntan publik adalah :
a. Menunjuk akuntan publik yang melaksanakan pemeriksaan tahunan terhadap laporan keuangan perusahaan.
b. Membicarakan luas pemeriksaan dengan akuntan publik.
c. Meminta komunikasi langsung dengan akuntan publik mengenai masalah-masalah besar yang ditemukan oleh akuntan dalam pemeriksaan.
d. Menelaah laporan keuangan dan laporan akuntan pada saat pemeriksaan akuntan selesai dilakukan.
3. Metode Pengendalian Manajemen
Metode pengendalian manajemen merupakan metode perencanaan dan pengendalian alokasi sumber daya perusahaan dalam mencapai tujuan perusahaan.
Perencanaan dan pengendalian manajemen dilakukan melalui empat tahap : (1) penyusunan program (rencana jangka panjang), (2) penyusunan anggaran (rencana jangka pendek), (3) pelaksanaan dan pengukuran, dan (4) pelaporan dan analisis.
4. Kesadaran Pengendalian
Kesadaran pengendalian dapat tercermin dari reaksi yang ditunjukkan oleh manajemen dari berbagai jenjang organisasi atas kelemahan pengendalian yang ditunjuk oleh akuntan intern atau akuntan publik. Jika manajemen segera melakukan tindakan koreksi atas temuan kelemahan pengendalian yang dikemukakan oleh akuntan intern atau akuntan publik, hal ini merupakan petunjuk adanya komitmen manajemen terhadap penciptaan lingkungan pengendalian yang baik.
Ø Siapa Yang Bertanggung Jawab Atas Pengendalian Intern Akuntansi ?
Apabila sebuah perusahaan dikelola oleh manajer profesional, maka dalam perusahaan ini terdapat pemisahan antara pemilik dan pemimpin perusahaan. Pemilik menyerahkan pengelolaan kekayaannya kepada manajer profesional tersebut, dan dengan demikian manajer profesional berkewajiban untuk mempertanggungjawabkan hasil pengelolaan kekayaan tersebut kepada pemiliknya.
Pertanggung-jawaban pengelolaan kekayaan pemilik perusahaan ini disajikan dalam laporan keuangan. Laporan keuangan merupakan alat pertanggung-jawaban manajemen puncak atas hasil pengelolaan terhadap kekayaan yang dipercayakan kepadanya oleh pemilik perusahaan.
Ø Pendekatan Untuk Merancang Pengendalian Intern Untuk Akuntansi
Rincian tujuan SPI akuntansi adalah sebagai berikut :
1. Menjaga kekayaan perusahaan :
a. Penggunaan kekayaan hanya melalui sistem otorisasi yang telah ditetapkan.
b. Pertanggung-jawaban kekayaan perusahaan yang dicatat dibandingkan dengan kekayaan yang sesungguhnya ada.
2. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi :
a. Pelaksanaan transaksi melalui sistem otorisasi yang telah ditetapkan.
b. Pencatatan transaksi yang terjadi dalam catatan akuntansi.
Tujuan tersebut dirinci lebih lanjut sebagai berikut :
Ad. 1.a.
1. Pembatasan akses langsung terhadap kekayaan.
2. Pembatalan akses tidak langsung terhadap kekayaan.
Ad. 1.b.
1. Pembandingan rencana periodik antara catatan akuntansi dengan kekayaan yang sesungguhnya ada.
2. Rekonsiliasi antara catatan akuntansi yang diselenggarakan.
Ad. 2.a.
1. Pemberian otorisasi oleh pejabat berwenang.
2. Pelaksanaan transaksi sesuai dengan otorisasi yang diberikan oleh pejabat yang berwenang.
Ad. 2.b.
1. Pencatatan semua transaksi yang terjadi.
2. Transaksi yang dicatat adalah benar-benar terjadi.
3. Transaksi dicatat dalam jumlah yang benar.
4. Transaksi dicatat dalam periode akuntansi yang seharusnya.
5. Transaksi dicatat dengan penggolongan yang seharusnya.
6. Transaksi dicatat dan diringkas dengan teliti.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar